Chapter
14: Rethinking systematic problem solving
There are certain qualities that have been
found in highly intelligent people throughout the ages. One of these is that
they approach each problem in a systematic and logical way.
This powerful method aims to keep emotions
out of the problem-solving process as much as possible. It tries to give the
problem solver a more objective point of view and to work in stages.
There are nine stages to this systematic
problem-solving method.
Assume a logical solution
The first step is to always assume a
logical solution to any problem, difficulty or goal. Your initial attitude
towards a problem will determine whether your creativity is released or locked
up. Approach every problem or difficulty as if it were waiting for a logical,
practical solution to be found.
One of your goals as a creative thinker is
to remain as calm and unemotional as possible in the process.
Use positive language
The second step, as mentioned earlier, is
to use positive language to describe the problem or difficulty. Instead of
calling the event a problem, we need to use the word situation.
"Problem" evokes a negative state and activates the emotional part of
the brain, whereas "situation" is neutral and allows you to tackle
the difficulty in a calm and objective way.
It is even better to use the word
"challenge" instead of "problem". A "challenge"
is when you stand up to bring out the best in yourself, while a
"problem" is an obstacle or negative situation that causes stress and
frustration. A "problem" is an obstacle or negative situation that
causes stress or frustration.
The best word for this is opportunity. If
you start to see the situation you are facing as a "challenge" or an
"opportunity", you will start to see possibilities that have been
blocked or obscured.
Define it clearly
The third step is to clearly define the
situation, whatever it is. What is the situation in the first place? An
accurate analysis is half the solution. If you are discussing a difficult
situation in a group, use a whiteboard or flip chart to clearly define the
situation so that everyone can agree.
Once a problem is clearly defined,
especially if it is defined as a challenge or an opportunity, it can often be
resolved quickly once everyone understands.
Analyze the situation
The fourth step is to ask: "What are
all the possible causes? The fourth step is to ask: "What are all the
possible causes? In the same way that a doctor carries out a series of tests to
determine the cause of an illness, managers are tasked with finding out what
caused the problem in the first place.
In many cases, the causative factor is a
singular event that has occurred only once and did not require any structural
change in the operation or management. In some cases, the problem is so
structural that a complete change in the way the company is run is required.
Expanding the possibilities
The fifth step is to ask: "What is
every solution?" is to ask. There is a direct cause-and-effect
relationship between the number of possible solutions you can find for a
problem situation and the quality of the solution you end up deciding on.
Your task in the systematic research part
of the problem-solving process is to find the greatest possible number of
solutions before proceeding to the decision-making stage. This includes the
option of doing nothing.
Making a decision
The sixth step is to make a decision. In
most cases, if you follow the methods of step five calmly and logically, the
ideal decision will also emerge logically. It is like cream floating on the
surface of milk.
In most cases, any decision is usually
better than no decision at all. If you can't make a decision because you need
more information, then set a deadline for making a final decision. Don't leave
a problematic situation unresolved.
Appoint a responsible person
The seventh step is to appoint clear
responsibilities. Who will do what and by when? In particular, setting out the
criteria for resolution will make it clear to everyone whether a resolution has
been reached or not.
Set a deadline and act on it
The eighth step is to set a deadline.
Decisions made without a deadline will just go round in circles. Get everyone
to agree on a time frame for the resolution and a time frame for making
progress towards the resolution.
The ninth step is to take immediate action.
Act on the solution immediately. In the final analysis, action is everything.
If you act more quickly, you will get faster and more constructive feedback
that will allow you to change course and act more effectively.
The whole purpose of this problem-solving
process is to prepare you and those around you to take positive and
constructive action towards achieving the desired result. If no action is
taken, the whole exercise of creative thinking becomes a mere intellectual
pastime.
A good solution not only has a plan of
action, but also incorporates a plan for monitoring, control and verification,
so that the solution can be judged to be effective.
What top managers do
In my work with over 1,000 of the world's
largest companies, I have had the opportunity to sit down with high level
managers and see the situations in which they have had to tackle major problems
and crises in their companies.
I have noticed that, without exception, top
leaders are perfectly calm when they tackle problems that people around them
are upset and angry about.
When you have to tackle a major failure or
problem, you need to keep your mind calm, clear your head and be objective.
Practice the methods described in this chapter until they become second nature
to you. You will be pleasantly surprised by the quality of the solutions you
come up with and the excellence of your decisions.
Action
1. what is the biggest work problem or
challenge you are currently working on? Clearly define and write it down.
2. make a list of 7 things you can do (or
not do) to solve the problem or eliminate the obstacle.
Continue with Chapter 15: Chapter 15: Zero-based thinking in practice
Kelly
©Kelly Mizuno SPACES,INC.
2022年2月18日
With gratitude and appreciation,
Keiko, Kelly MIZUNO
日日是好日、2022年の毎日は良い日である様に
Have a wonderful rest of the day, everyone. Take care.
勇氣・元氣・エネルギーマネジメントWS研修のご案内
― 働くことって楽しい！
2022年2月に入り本格的に風の時代の寅年が始まりました。リモートワークがニューノーマルの新たな就労様式のひとつとなるなか、大事なことは、やはり対面でのコミュニケーションとなります。しかしながら、まだまだ新型コロナ収束が見えない中でのハイブリッド型を目指しての新たなリーダーシップスタイルを各社、各組織、そして各人が個人の能力を評価しながら、健康的なマネジメントスキルを日々の中で模索しながらスキルUP、マインドセットしています。４月からはセカンドクオーターです。新しい人財との対話、新しいチームとのやり取りが新たに始まります。併せて、世界中が本氣モードで地球環境と働く・学ぶことの平等を広げようとしています。日本の働く環境での最重要課題としているのが「パワハラ」です。人間は無意識のうちに、人を傷つけています。傷つけあって戦うことをやめてしまい殻に籠り、我慢して前に進む事さえしなくなり、いつの間にか心の病にかかってしまっていることさえ氣がつかない人が今沢山いることをご存知でしょうか。
改正パワーハラスメント法は、働き方改革を実現する為の職場実態調査から2019年に労働施策総合推進法が見直され、職場における上司と部下、企業に関連する外部サポート役に対して心理的に安全な職場のマナーとしてパワーハラスメント対策が強化されました。大企業は既に昨年の6月から従業員および関連するメンバーに対して周知および教育が大企業は2020年6月１日から義務化され、2022年４月からはすべての企業で遵守が法律で決まりました。安心安全な職場環境に必要な措置を人事や経営側が講じるだけではなく、「パワハラが起こらない組織づくり」に向けて取り組むことが重要になっています。
パワハラの原因には、ニューノーマル時代で働く「意識変化」や、従業員同士のコミュニケーションの希薄化など、職場意識の問題があると考えられます。このため、これらをひとつづつ丁寧に対応していくことで職場におけるパワハラ防止意識を高めることに繋がります。
本ワークショップでは、実際にパワハラを体験した方々からの体験談をもとに作成されたコンテンツです。社内でパワハラ防止研修を実施する技術をご紹介致します。実際に体験いただくことで、社内外マネジメントにお役立て頂ければ幸いです。
対象者：
新しい組織で働くことが決まったリーダー、マネジャーの方々
既に新しい組織で働き企画、プロジュースに関わっている責任者
２７歳以下の方々が参加する場合は、受講費用は半額になります。
※上記に当てはまらない方のご参加はご遠慮ください
※同業他社の方のご参加は固くお断りしております
イントロダクション ： リモートワークでも出来るシンプル健康脳体操
1. あなたのマネジメントスタイルに氣づく
マネジメントチェックリストで、あなたの知らないもう一つの能力を知る
2. 改正職場マネジメント対策の実践
義務化されたパワーハラスメント対策の理解と実施の仕方
3. 改正パワハラ対策を遵守する組織のつくり方
(1)より善い人間関係構築へのステップ
・人間関係構築における最重要ポイント ・新しい人と時間の付き合い方
・自己認識・受け入れるという姿勢・健康経営を実現するために大事な事
・個人で取り組むパワハラ防止言動：リフレーミングの力で何時でも元氣！
(2)チームで実践するパワハラ防止コミュニケーション
・管理職が守らなければならないこと
・相手が共感する傾聴法 ・フィードバックの重要性
・質の高い時間で会話する問いかけ：セルフエフィカシーを高め合う
まとめ
ワークショップの中で、事例をご紹介しながら、具体的なマネジメント防止策や管理職(上司)としてのアクションプランを作成しながら、新しいマネジメント防止策を考えます。
なお、E-learning、コンテンツ、テキストのみを希望される方は基本的にはワークショップにご参加いただくことを必須としております。お時間の関係上上記日時が厳しいようでしたら、ご連絡をメールにてお願い致します。
費用：55,000円(税込) 所要時間：ワーク及び質疑応答を含め５時間
特典：オンラインコンテンツ（日本語、英語）を期間限定で提供
開催：オンライン Zoom 開催日：毎月３回実施 ３月7日、3月11日、３月15日
ワークショップ開催時間：上記３日間とも９時～1４時
定員：11名 お振込みが完了後、ZoomのURLをお送り差し上げます。
☆企業でのお申し込みの場合はご請求書を発行させて頂きます。
講師：水野敬子 株式会社SPACES 代表
お申込み方法：メール info@keishgrm.com
メールにて下記５点をご記載の上ご連絡ください。
①氏名②企業名③役職④参加のきっかけ⑤希望日時⑥連絡の為の携帯電話番号
⑦その他：上記日時のご都合がつかない場合、ご都合のつく日時をご連絡下さい
お問い合わせ：０９０－５４１０－２５６１ または info@keishogrm.com まで
ご連絡ください。担当者：小笠原。最小限の少人数で経営しております為、迅速に電話対応することが出来かねます。お問い合わせはメールにてご依頼いただけると幸いです。ご協力感謝申し上げます。
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